こんにちは！今回は、夫婦二人だけの小さな会社で経理を担当する私が、いかにして領収書整理を効率化したかをご紹介します。特に小さな会社では、できるだけお金をかけずに、かつ手間を省く方法を見つけるのが大切です。日々の経理業務が楽しく、そして少しずつでも効率的になると、仕事に対するモチベーションも上がりますよね。
これまでの領収書整理方法
今までは、ある程度の量が溜まってから次のような作業を行っていました。
- 領収書を日付順に並べる
- コピー用紙に貼り付けて1ヶ月分ずつまとめる
- 1月から12月分をそれぞれファイルに閉じる
- 請求書も別の用紙に貼り付け、同じように月ごとにファイルする
この手順でやっていたのですが、貼り付け作業やファイル整理が面倒で、時間もかかり、正直なところ少し憂鬱でした。
領収書整理の新しい方法
そこで考えたのが、「ドキュメントファイル」を使ったシンプルな方法です。100円ショップで売られている13ポケットのドキュメントファイルを活用し、次のように整理することにしました。
新しい整理手順
- ドキュメントファイルを用意
100円ショップで13ポケットのドキュメントファイルを購入しました。ポケットが12個あるので、1月から12月までの領収書をそれぞれ分けて収納できます。最後の1ポケットには、請求書をまとめて入れておくことにしました。 - ポケットに月ごとの名前を付ける
各ポケットに「1月」「2月」などと書いたラベルを付け、それぞれの月に対応する領収書を放り込んでいきます。月ごとに分かれているので、探したいときもすぐに見つけられます。 - 書類ケースに収納
整理が終わったら、このファイルをそのまま書類ケースに保管。必要なときに取り出せるようにしておくだけで、面倒な貼り付け作業やまとめ作業は不要です。
新しい方法のメリット
この新しい方法には、いくつかのメリットがあります。
- 作業時間が大幅に短縮
貼り付ける手間がなくなり、ただポケットに入れていくだけなので、時間を節約できます。 - ストレスが減る
貼り付け作業や整理が不要なため、憂鬱な気持ちがなくなり、仕事がシンプルに。 - 探しやすさ
各月ごとに分けられているため、税務調査や確認の際にも必要な領収書がすぐに見つかります。
ポイント：ポケットのサイズを考慮
ポケットのサイズは、1年分の領収書の量に合わせて選ぶと便利です。もし大量に領収書が出る月がある場合は、もう少し大きめのドキュメントファイルや追加のファイルを購入しても良いでしょう。
まとめ
今回の方法で、今まで憂鬱だった領収書の整理が驚くほど簡単になりました。100円ショップのドキュメントファイルを使うだけで、作業時間も大幅に削減できるため、忙しい方にもおすすめです。ぜひ一度試してみてください！
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