Gmailを使っていると、受信箱が大量のメールで埋まってしまい、どれが重要でどれが不要なのか分からなくなることがあります。この記事では、効率的にメールを整理して、常に受信箱をスッキリ保つ方法をご紹介します。
1. 仕事用とプライベート用でアカウントを分ける
まず最初に、用途が全く異なるメール（仕事用やプライベート用）が一緒になっている場合は、Googleアカウントを複数作成しましょう。
- 仕事用のメール: 仕事に関連する内容だけを受信する専用アカウントを作成。
- プライベート用のメール: 家族や友人とのやりとり、買い物関連などのプライベートな内容を受信。
これにより、必要なメールを探しやすくなります。
2. 受信箱は「空」にするのが理想
Gmailの受信箱は「空」にすることを目標にしましょう。これにより、次に何をすれば良いのかがすぐに分かるようになります。
3. 重要なメールに「ラベル」を付ける
頻繁に来るけれど、削除せずに保存しておきたい重要なメールには、ラベルを付けて管理します。以下の手順でラベルを作成しましょう：
- Gmailを開く。
- 左側メニューの「ラベル」をクリックし、**「新しいラベルを作成」**を選択。
- 名前（例:「仕事」「家族」「買い物」など）を付けて保存します。
- 対象のメールを選択し、上部の「ラベル」アイコンから作成したラベルを適用。
ラベルを付けたメールは、左のフォルダで分けられて、後からその人からのメールだけまとめて確認ができるので、とても便利に使えます。
4. 不要なメールは削除
読まなくても良いメールや、今後使わないであろうメールは容赦なく削除しましょう。
- 今後も届かないようにするため、必ず配信停止の手続きを行う。面倒だけどずっと削除するほうが面倒です。
- 削除ボタンを使って即処理。
例: 楽天市場で買い物をする際、デフォルトでメルマガ登録されてしまうことがあります。購入前に「メルマガ配信希望」のチェックボックスを必ず解除しておきましょう。
5. 必要なメールは「アーカイブ」
残しておきたいメールはすべてアーカイブにします。
- アーカイブボタンは「ごみ箱ボタン」の左にあります。
- アーカイブすると、受信箱からは消えますが、「すべてのメール」フォルダには保存され、検索で簡単に見つけられます。
アーカイブを活用することで、受信箱を常にすっきり保てます。
6. 「受信箱ゼロ」をキープするコツ
新しいメールが届いたら、以下のルールを徹底しましょう：
- 読む必要がないメールはすぐに削除。（今後も届きそうなら配信停止手続き）
- 保存したいメールはアーカイブ。（新たにフォルダに整理したい重要メールにはラベル付け）
- 返信が必要なメールだけを一時的に受信箱に残す。
これにより、受信箱をゼロの状態に維持できます。
まとめ
Gmailの受信箱を整理することで、ストレスを減らし、必要なメールに迅速に対応できるようになります。以下を実践してみてください：
- アカウントを用途別に分ける。
- ラベルを活用してメールを分類。
- 不要なメールは削除または配信停止手続き。
- 必要なメールはアーカイブ。
「受信箱ゼロ」の状態を目指して、効率的にメールを管理しましょう！
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